予約システムの開発方法は？具体的な費用や必要な4つの機能を紹介

予約システムとは

予約システム（予約管理システム）は、予約受付や変更、キャンセルなど、予約に関する業務を一元管理できるシステムです。従来の電話や対面での予約受付に加え、顧客と事業者の双方にとって多くのメリットがあります。

顧客視点では、オンライン上で24時間いつでもどこでも予約や変更を簡単に行えるため、利便性が大幅に向上します。営業時間外や外出先でも予約でき、予約状況の確認や変更、キャンセルなどもオンライン上で完結します。このような特徴から、「ネット予約できる店舗を予約したい」と考える方も少なくありません。

出典：ホットペッパービューティーアカデミー｜「ネット予約の利便性」が他店との差別化に⁉

事業者視点では、SNS、電話、メール、来店受付など、複数の媒体からの予約をまとめて一箇所で管理できるため、予約管理業務の効率化が図れます。予約状況をリアルタイムで確認できるため、ダブルブッキングを防ぎ、スムーズな顧客対応が可能になります。

予約システムの開発にあたり備えるべき機能

予約システムを開発するうえでは、「どのような機能を備えておくべきか」という点を理解しておく必要があります。

ここでは予約システムに欠かせない、4つの機能を紹介します。

予約管理機能

予約システムを開発するうえで、予約管理機能を実装する際には、顧客の使いやすさと事業者の運用効率を両立させることが重要です。

顧客視点ではシンプルで分かりやすく、ストレスなく予約を完了できる設計が求められます。予約可能な日時や空き状況がリアルタイムに確認でき、変更やキャンセルも簡単に行えるようにしましょう。

事業者視点では、予約管理にかかる手間を最小限に抑え、業務効率化を実現することが重要です。予約受付や変更、キャンセル対応などを自動化し、スタッフの負担を軽減しましょう。

セキュリティ対策機能

セキュリティ対策機能は非常に重要です。経済産業省によると、クレジットカードの不正利用率は年々増加しています。

出典：経済産業省｜クレジットカード不正利用被害の状況について

データベースに保存される顧客情報や予約情報は、適切に暗号化しましょう。特に、クレジットカード情報など、機密性の高い情報はより強固な暗号化が必要です。

さらに、定期的なセキュリティ診断や脆弱性スキャンを実施し、発見された脆弱性は速やかに修正することが重要です。

決済機能

多様な決済手段に対応することで、顧客が自分に合った方法で支払いを完了できるようにしましょう。クレジットカード、電子マネー、コンビニ決済など、幅広い選択肢を提供することが、予約完了率の向上に繋がります。

経済産業省によれば、決済方法として最もメジャーなのがクレジットカード決済です。いわゆるコード決済も増えています。

出典：経済産業省｜2023年のキャッシュレス決済比率を算出しました

また、決済処理はセキュリティ面にも十分配慮する必要があります。顧客のクレジットカード情報などを安全に管理するため、PCI DSSなどのセキュリティ基準に準拠した決済システムを構築しましょう。

顧客管理機能

顧客管理機能では、予約時に必要な顧客情報を適切に設定しましょう。氏名や連絡先だけでなく、年齢、性別、居住地などの属性情報や、過去の利用履歴、予約内容などを収集することで、より詳細な顧客分析が可能になります。

収集した顧客情報はデータベースに適切に保存し、管理できるようにしましょう。データ分析ツールとの連携を考慮した設計にすることで、顧客セグメントの作成やターゲティング広告配信など、マーケティング施策への活用が容易になります。

予約システムの開発にかかる費用

予約システムの開発には、一定の費用が発生します。ここでは3つのケースに分けて、予約システムの開発にかかる費用を紹介します。

個人事業主など小規模開発の場合：数十万円〜100万円

個人事業主や小規模開発の場合、予約システム開発費用は数十万円から100万円程度が目安です。最小限の予約機能をスクラッチ開発する場合、数十万円の費用で済む可能性があります。

しかし、高度な機能を追加する場合は、費用が100万円を超えることも珍しくありません。

旅行業や宿泊業など中規模開発の場合：100万円以上

旅行業や宿泊業における予約システム開発は、100万円以上かかることが一般的です。複雑な料金体系やプラン設定、在庫管理、顧客管理など、多岐にわたる機能が必要となるためです。

ただ、予約システム開発の費用は、必要な機能に応じて大きく変動します。現在の予約管理に多大なリソースを割いている場合は、多少初期費用が高くても、長期的には業務効率化に繋がり、コストパフォーマンスが向上する可能性があるでしょう。

FC店に一斉導入するなど大規模プロジェクトの場合：1,000万円以上

大規模で複雑な予約機能の開発には、1,000万円以上の費用がかかることもあります。多数の店舗やサービス、複雑な料金体系など、多くの要件を満たす必要がある場合、開発規模は必然的に大きくなります。

また、1,000万円規模の予約システム開発には、数ヶ月から場合によっては1年以上の期間が必要となることもあるでしょう。要件定義、設計、開発、テスト、導入といった各フェーズにおいて、綿密な計画と調整が必要となるためです。大規模な予約システムを開発する際は、早めに動き出すことが重要です。

予約システムの開発・導入方法

予約システムの開発には、さまざまな方法があります。ここでは3つの開発方法と、1つの導入方法を紹介します。

開発会社に依頼する

開発会社に依頼する方法は、自社の要望やニーズに合わせて、オーダーメイドの予約システムを構築できる点です。開発会社に依頼する方法には、主に2つの選択肢があります。

• パッケージ製品からカスタマイズする方法
• フルスクラッチ開発

パッケージ製品からカスタマイズする方法とは、既存の予約システムパッケージをベースに、必要な機能を追加したり、デザインを変更したりする方法です。スクラッチ開発と比べて費用を抑えられ、導入期間も短縮できます。

フルスクラッチ開発とは、1からすべてを開発する方法です。完全にオリジナルのシステムを構築できるため、自由度が高く、自社のニーズに合わせた細かい調整が可能です。ただし、開発費用が高額になりやすく、開発期間も長くなる傾向があります。

WordPressのプラグインを使用する

WordPressのプラグインを使用するメリットは、開発コストを抑えられる点です。WordPress自体は無料で利用できますし、予約システムのプラグインも無料のものから有料のものまでさまざまです。特に、小規模なビジネスや個人事業主にとっては魅力的な方法といえるでしょう。

ただし、プラグインの種類によっては、デザインや機能に制限がある場合があります。また、WordPressの基本的な操作やプラグインのインストール・設定に関する知識が必要です。

フルスクラッチで開発する

フルスクラッチ開発のメリットは、完全に独自の予約システムを開発できる点です。自社のビジネスモデルや業務フローに合わせた細かい機能やデザインを実現でき、他社との差別化を図ることも可能です。

しかし、ゼロからシステムを構築するため、開発に時間がかかります。また、高度なプログラミングスキルやデータベースの知識が必要となります。自社で開発できる人材がいない場合は、外部の開発会社に依頼する必要があるでしょう。

SaaS型予約システムを導入する

SaaS型予約システムには、月額課金の有償タイプと無償で使えるタイプがあります。有償タイプは機能が豊富でカスタマイズ性が高く、サポート体制も充実している場合が多いです。一方、無償タイプは基本的な予約管理機能のみを提供していることが多く、機能やサポート面で制約がある場合もあります。

SaaS型予約システムは、自社Webサイトに設置するわけではなく、予約時に他社Webサイトに遷移する点に注意が必要です。そのため、自社ブランドのイメージを強く打ち出したい場合や顧客情報を詳細に管理したい場合は、他の導入方法を検討する必要があるでしょう。

予約システムを導入するメリット

予約システムの導入にはさまざまなメリットがあります。ここでは導入時に知っておきたいメリットを5つ紹介します。

24時間365日の予約受付が可能になる

予約システムがない場合、予約は電話やFAX、来店での受付に限られます。営業時間外やスタッフ不在時には対応できず、機会損失につながることがあるでしょう。また、電話対応中の場合は顧客を待たせてしまう可能性もあり、顧客満足度の低下や予約の断念を招くことも考えられます。

一方、オンライン予約システムを導入すれば、顧客はいつでも好きな時間に予約が可能になります。営業時間外や休日の予約受付も可能になるため、店舗の収益向上にも貢献します。

予約業務全般を自動化できる

従来の予約方法は。顧客からの問い合わせに対し、非常に多くの時間と手間を要します。特に、予約が集中する時間帯や人員が少ない時間帯には、対応が追いつかずに顧客を待たせてしまうこともありました。

予約システムを導入すれば、これらの煩雑なやり取りが自動化されます。顧客はオンライン上で希望日時や人数、連絡先などの必要事項を入力するだけで予約が完了し、システムが自動的に空き状況を確認して予約を確定します。変更やキャンセルもオンライン上で手軽に行えるため、電話対応にかかる時間を削減できます。

顧客が常に最新の空き状況を確認できる

予約システムを導入すれば、顧客はウェブサイトやアプリから24時間いつでも、最新の空き状況を簡単に確認できます。また、リアルタイムで情報が更新されるため、予約のダブルブッキングを防ぐことにも役立ちます。

複数の顧客が同時に同じ時間帯を予約しようとした場合でも、システムが自動的に空き状況を更新するため、重複予約が発生するリスクを最小限に抑えられます。

オンラインで事前決済できる

オンライン事前決済を導入すれば、予約と同時にサービス利用料金を支払うことができます。顧客は当日財布を持ち歩く必要がなくなり、スムーズな手続きが可能になります。また、店舗側も入金管理の手間が省け、レジ業務の効率化にもつながります。

特に、飲食店やホテルなど、当日の予約キャンセルが直接的な損失につながる業種では、オンライン事前決済の導入が効果的です。アソビュー株式会社によれば、20代や30代の約半数が「ホテルなどで事前決済を利用する」とわかっています。

出典：アソビュー株式会社｜【アソビュー、外出・旅行時のキャッシュレス決済の利用実態と意向を調査】支払い「キャッシュレス派」8割、9割超が「今後も利用したい」一方で「対応する店舗・施設数」に不満の声

集積された情報をマーケティングに活用できる

予約システムを導入することで、顧客情報や予約履歴などの貴重なデータが集積されます。集積されたデータからは、予約されたプランや来店頻度、年齢層などの情報を得ることができ、予約者の特性を見極められます。

例えば、顧客情報に基づいて、ユーザーに合ったイベント情報の案内や、クーポン付きのバースデーメールを送信することも容易です。さらに、顧客ニーズを深く理解し、ターゲットを絞った新たなメニューや商品の開発にも役立てることができます。

開発ではなく導入を考えるならこれ！おすすめの予約システム8選

今まで説明してきたとおり、開発は非常にハードルが高いです。開発会社に依頼すると、自社に最適なものが出来上がる可能性が高いものの、多大なコストと時間がかかってしまいます。

そこでおすすめなのが、既存のシステムを導入するという選択肢です。ここではおすすめの予約システムをいくつか紹介します。

システム名	イメージ	初期費用	月額費用	決済手数料	利用業界	日付・指名予約	LINE連携	HP作成	事前決済	外部サイト連携
STORES予約		0円 ※無料	フリー：0円 ※無料 ライト：7,980円〜 スタンダード：2.4万円 プラチナ：6万円	4.9%+99円	レッスン教室 飲食店/美容室 エステ/サロン	〇	〇	〇	〇	Googleで予約 インスタ/LINE予約 API/SNS連携
Kalonade（カロネード）		0円 ※無料	2.5万円~	3.6％~	美容クリニック/エステサロン ネイルサロン/リラクゼーション 美容院/整骨院/治療院 パーソナルジムなど	〇	〇	〇	ー	LINE予約 サロンボード連携
LINEサロン予約 RE:RE		0円 ※無料	9,800円	0円 ※無料	美容室/整体院 エステ/サロン フィットネス	〇	〇	〇	〇	ホットペッパー
KAKERU LINE予約		440,000円～（税込） ※基本＋予約機能	33,000円～（税込） ※基本＋予約機能	3%~	小売/飲食/不動産 メーカー/アパレル イベント運営事業 BtoB企業	○ ※カスタマイズ	〇	〇	○ ※オプション	LINE連携 API連携 CRM・基幹システム ECサイト/POSレジ Zoomなど
Squareオンラインビジネス		0円 ※無料	フリー：0円 プロ：1,200円 パフォーム：2,200円 プレミア：6,800円	3.3~3.6%	レッスン教室 飲食店/美容室 エステ/サロン	〇	ー	〇	〇	ー
formrun		0円 ※無料	FREE：0円 BEGINNER：3,880円 STARTER：12,980円 PROFESSIONAL：25,800円	2.99%~	レッスン教室 飲食店 美容/サロン 整骨院	〇	〇	✕	〇	日程調整ツール（bookrun）
SELECT TYPE		0円	フリー：0円  ベーシック：3,000円  プロ：5,000円  プレミア：1.5万円	4.9~5.9%	レッスン教室/飲食店 美容室/サロン/ホテル	〇	✕	〇	〇	✕
RESERVA Reservation		0円	ブルー：2,000円 シルバー：5,000円 ゴールド：1万円 エンタープライズ：2万円	4.9%	レッスン教室/飲食店 美容室・サロン	〇	✕	〇	〇	✕

予約システムの開発で店舗運営を効率化しよう

予約システムは店舗運営の効率化に役立ちます。ただ、自社で開発したり、開発会社に依頼したりするのは大きなコストがかかる点に注意してください。費用を抑えたい場合は、SaaS型予約システムなどがおすすめです。

一方、SaaS型予約システムにも、「自社に合わせたカスタマイズがしづらい」などの注意点があります。それぞれの特性などを理解したうえで、自社に最適な選択肢を検討しましょう。