ピアノ&音楽教室の月謝・生徒管理アプリ比較20選！出欠・予約・引落し効率化おすすめシステム・メリット

ピアノ生徒管理システム&音楽教室予約アプリとは

生徒管理システム&予約アプリとは、顧客・スケジュール・月謝の管理を始め、振替予約やキャンセル待ち対応などの業務を自動的に行うシステムのことです。運営に関する業務が一元管理できることで運営側の負担が減るだけでなく、顧客側もホームページやアプリ上で予約ができるなど、双方にメリットがあります。

キャンセル待ち・振替予約への迅速な対応や月謝管理・徴収など、スクール運営にまつわる課題の解決に役立つため、導入するとピアノ・音楽教室の運営が今よりも楽になるでしょう。

今回は生徒管理システム&予約アプリの主な機能や種類・メリット・デメリットを解説しつつ、導入ポイントやおすすめサービスを紹介していきます。

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生徒管理システム&音楽教室予約アプリの比較表

生徒管理システム&予約アプリには「時間・カレンダー指定型」「日付・スタッフ指名型」「スクール予約型」「イベント・セミナー予約型」の4種類あります。

• 時間・カレンダー指定型
• 日付・スタッフ指名型
• スクール予約型
• イベント・セミナー予約型

日付時間で予約する時間・カレンダー型、日付とスタッフを指名する日付・スタッフ指名型、時間割りやコマ表示などで細かく予約指定するスクール予約型、イベント・セミナー予約型です。

種類によって特徴は異なるため、スクールに合うものを選びましょう。

生徒管理システム&音楽教室予約アプリの機能一覧

生徒管理システム&予約アプリには主に10個の機能があります。それぞれの詳細とメリットは下記の通りです。

ピアノ教室や音楽教室では予約受付に加えて、毎月発生する請求・決済処理を行う必要がありますが、会費徴収・月謝管理では自動的に引き落としを行い、未払いリストを一覧化もできます。

またZoom連携によるオンラインレッスンや限定講座などを行う場合に回数券やチケット発行も可能で、基本的には電子回数券のためシステム上で完結し、ペーパーレス化も実現できます。

ピアノ生徒管理システム&音楽教室予約アプリの導入が必要な理由

ピアノや音楽教室を始めとするスクール運営者は、キャンセル待ち対応・予約へのスムーズな対応・月謝の管理・スケジュール管理・生徒の情報管理などに悩まされがちです。

しかし生徒管理システム・予約アプリを導入すれば、それらの課題解決に近づくでしょう

キャンセル待ち・振替予約へのスムーズな対応が求められる

ピアノや音楽教室などのスクールでは、生徒側の事情によって急きょキャンセルが発生することがあります。

キャンセル対応に加え、生徒への振替予約の案内やキャンセル待ちをしている別の生徒・保護者への連絡が必要です。

しかし、すべての業務をスタッフが手作業で行っていると、手が回らなくなってミスが発生する、振替予約の案内ができずに生徒の受講回数が減少するといった問題が発生しかねません。

スムーズな対応は顧客満足度に直結します。生徒管理システム&予約アプリはキャンセル待ち・振替予約への対応を自動的に行うため、スクールのリピーター獲得にも役立つでしょう。

スケジュール管理が難しい

ピアノや音楽教室などのスクールは、生徒数が増えるほどエクセルなどでスケジュールを手動管理することが困難になっていきます。「どのクラスの生徒がいつ受講するのか」「予約が入っていない枠はどこか」が分からなくなる、生徒と共有するスケジュール表の作成に時間がかかるといった壁にぶつかることもあるでしょう。

一方生徒管理システム&予約アプリを導入すると、受講する生徒の情報が記載されたカルテや予約カレンダー・スケジュール表が自動作成され、スケジュール管理が大幅に楽になることから多くのスクールで導入されています。

電話での予約受付・キャンセル振替など紙での管理には限界がある

電話で予約を受けつけていると、レッスン中にかかってきた電話に出る機会もあるでしょう。キャンセルや振替予約を希望された場合は、案内に時間がかかることもあります。

しかし、レッスンの中断は生徒の不満につながる恐れがあります。電話受付をミスなくこなし、生徒へのフォローをした上でレッスンを再開するというのは容易ではありません。

顧客満足度の向上や予約受付に関わる負担の軽減も、生徒管理システム&予約アプリの導入が必要な理由の一つです。

毎月発生する月謝集金・会費徴収の管理や未払い対応に手間が発生する

月謝を現金または口座振替で徴収するのは、顧客とのやり取りや月謝の管理に手間がかかるため業務効率が良いとは言えません。

「月額〇円で利用回数は△回まで」と決めているスクールでは、利用上限に達しているにも関わらず間違えて予約をしてくる顧客対応に苦慮する場合もあるでしょう。

生徒管理システム&予約アプリを導入すると、月謝の自動引き落としや未納月の管理などができるだけでなく、予約と月謝の徴収を一元管理できるため上記の悩みを解消しやすくなります。

生徒の情報管理が大変

ピアノや音楽教室などのスクールでは生徒の個人情報だけでなく、受講理由・目標・受講履歴なども管理する必要があります。ノートやエクセルなどで管理することも可能ではありますが、記載・入力に時間と手間がかかるでしょう。

一方、生徒管理システム&予約アプリならそれらの情報が一元管理できます。

ピアノ生徒管理システム&音楽教室予約アプリのメリット

生徒管理システム&予約アプリにはスクールの運営側・顧客側、双方に嬉しいメリットがたくさんあります。例を挙げると、予約対応がオンラインで完結・スタッフへの負担軽減・顧客の利便性向上・リモートレッスンの開催などです。ここでは生徒管理システム&予約アプリのメリットを7つ紹介します。

1.対応の自動化｜予約に関わる対応がオンラインで完結する

生徒管理システム&予約アプリは、ホームページまたはアプリ上で予約対応を行います。スクールの運営時間内にスタッフが対応する電話受付と違い、24時間365日いつでも無人で自動対応が可能です。

また、生徒はスクールのホームページ・アプリ上に表示されるカレンダーから予約ができるため、顧客満足度の向上にも期待ができます。

2.業務の効率化｜スタッフへの負担を軽減できる

予約・キャンセル対応や生徒の情報管理などをレッスンと並行して行うことは、スタッフに負担がかかるだけでなく業務効率も低下します。

生徒管理システム&予約アプリを導入すればそれらの業務が自動化されるため、スタッフは生徒へのレッスンに集中できるでしょう。

3.顧客情報の管理｜台帳やエクセルでの管理が不要になる

顧客情報を一元管理でき、台帳やエクセルでの管理から解放されるのも生徒管理システム&予約アプリのメリットです。

生徒の個人情報や受講履歴の確認・月謝管理・最近受講していない生徒への連絡など、より良いスクール運営に役立ちます。

4.月謝の管理｜レッスン料を自動徴収できる

生徒管理システム&予約アプリの中には、月謝をクレジットカード決済で自動徴収する機能が付いたものもあります。現金で徴収する手間を省けるだけでなく、徴収忘れや金額間違いといったミスの防止にもつながります。

5.キャンセル待ちリストの作成｜空いた枠を埋められる

生徒管理システム&予約アプリにキャンセル待ちの生徒をリスト化する機能があれば、予約のキャンセルが発生した時点でメールが自動配信されます。

空いてしまった枠を埋めることは機会損失の防止になる上に、キャンセル待ちをしていた生徒から喜ばれるでしょう。

6.予約/変更が簡単｜顧客の利便性も向上する

生徒管理システム&アプリは、運営者側だけでなく顧客の利便性も向上します。生徒・保護者はホームページ・アプリ上から、いつでも予約・変更・キャンセルが可能です。

それにより「電話がつながらない」「受付時間内に電話することが難しい」「予約変更やキャンセル連絡をするのが苦手」といった顧客側の不満・悩みが解消されるでしょう。

7.Zoom連携｜リモートレッスンに役立つ

Zoom連携機能が備わった生徒管理システム&アプリであれば、離れた地域に住む生徒や、何らかの事情でスクールに足を運ぶのが困難な生徒に対し、リモートレッスンを行うことが可能です。予約受付からリモートレッスンの開催・決済まで、すべてシステム上で完結します。

ピアノ生徒管理システム&音楽教室予約アプリのデメリット

費用の発生・操作の理解が求められる・顧客の取りこぼしと、生徒管理システム&予約アプリには主に3つのデメリットも存在します。運営しているスクールに生徒管理システム&予約アプリが適しているのか見極めるため、メリットとともにデメリットも把握しておきましょう。

1.費用の発生｜初期費用や利用料金が発生する

生徒管理システム&予約アプリを導入する際は、初期費用や月額の利用料金が発生します。具体的な金額は種類やプランによって異なるものの、初期費用は数万円で月額の利用料金は数千～数万円が目安です。

なかには無料で使える生徒管理システム&予約アプリもありますが、利用できる機能が限られている・予約可能数に上限があることが多いため、選ぶ際は注意しましょう。

2.操作の理解が必要｜システム/アプリの操作に慣れる必要がある

今まで電話受付で、予約対応に関する業務を手作業で行っていたスクールが生徒管理システム&アプリを導入する場合は、システム・アプリの操作に慣れる必要があります。

運営者はもちろん、予約業務に携わるスタッフ全員が操作することになるので、スムーズに運用できるまではある程度の時間を要すかもしれません。

3.顧客の取りこぼし｜ネット予約に慣れていない人がいるかもしれない

オンライン上で予約ができるのは、生徒管理システム&予約アプリの大きなメリットと言えますが、顧客の中にはネット予約に慣れていない人がいるかもしれません。

そのような人からすると、ネット予約のみになってしまうと不便です。場合によっては、別のスクールへの移籍を検討するきっかけになることもあるでしょう。

いずれは生徒管理システム&予約アプリのみの運用を考えている場合も、一定期間は電話予約も受けつけると顧客の取りこぼしを防げます。並行して運用する中で生徒管理システム&予約アプリへの移行を促していき、操作に慣れていない顧客のフォローもしていきましょう。

ピアノ生徒管理システム&音楽教室予約アプリの導入ポイント

生徒管理システム&予約アプリを導入する際は、自社に合うものを選定しましょう。その際は、機能・操作性・無料お試し期間の有無・セキュリティ対策に着目することをおすすめします。導入時に確認したいポイントを紹介します。

1.必要な機能が備わっているか

紹介してきたように生徒管理システム&予約アプリには、予約・キャンセルの自動対応以外にもさまざまな機能があります。導入を検討する際は、自社が何を求めているのか課題と希望を明確にしましょう。

2.操作が簡単か

せっかく生徒管理システム&予約アプリを導入しても、スタッフや顧客が操作に悩まされてしまっては本末転倒です。予約業務に携わるスタッフが操作に慣れるまで時間がかかると、その分だけ業務効率が低下してしまいます。

導入を検討する際は、利便性と操作性がともに優れているか確認しましょう。サポート体制が万全なら、いざというときに問い合わせができて助かります。

3.無料お試し期間があるか

先述したように、生徒管理システム&予約アプリの導入には初期費用と月額の利用料金が発生します。月額の利用料金が数万円の場合、年間の支払総額は数十万円です。スクールの規模によっては、年間で数十万の支払いが負担になることもあるでしょう。

また機能性や操作性、費用が自社に見合っているかは実際に使ってみないと分かりません。有料プランを使い始めてから自社に合っていないと感じても、契約上の問題からすぐに切り替えるのは難しいこともあります。

そこで役立つのが無料お試し期間です。気になるシステム&予約アプリを見つけたらまずは無料お試し期間を活用し、実際に触れてから継続して利用するかを決めましょう。

4.セキュリティ面は万全か

生徒管理システム&予約アプリは顧客の個人情報を扱うため、強固なセキュリティが求められます。不正アクセスや操作ミスなどで個人情報が流出すると、スクールの信用問題・経営危機に発展しかねません。

気になるシステム・アプリを見つけたら、提供している企業の情報を確認しましょう。個人情報の保護に関して、日本産業規格の基準を満たしていることを証明する「プライバシーマーク」や、国際規格である「ISMS」の認証を取得している企業は強固なセキュリティ対策をしていると判断できます。

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