POSレジの使い方とは？4つの機能とレジ打ち、導入前後の流れも紹介

POSレジとは

POSレジとは、商品販売に伴う会計処理だけでなく、販売情報をリアルタイムに記録・集計するシステムを搭載したレジです。いつ、何が、どれだけ売れたかといったデータを瞬時に把握できるため、在庫管理や売上分析に役立ちます。

さらに、収集した販売データに基づいて、顧客動向や売れ筋商品の分析、効果的な販促施策の立案など多角的な経営管理を支援します。近年ではクラウド連携やキャッシュレス決済にも対応し、進化を続けています。

POSレジの使い方【機能】

POSレジは、商品によっては多機能ですが、使い方はけっして難しいものではありません。ここでは4つの機能を紹介します。

レジスター機能

POSレジは従来のレジと同様に、商品金額の計算、お釣り計算、レシート発行といった基本的な会計機能を備えています。しかし、POSレジの場合、商品バーコードをスキャンするだけで、会計処理が自動的に行われるのが特徴です。

すべて自動で処理されるため、手入力による計算ミスを防ぎ、正確かつスピーディーな会計処理を実現します。新人スタッフでも安心してレジ業務を担当できるため、人材育成の面でも大きなメリットがあります。

売上管理・分析機能

POSレジは商品バーコードを読み取るたびに、情報を売上データとして記録します。日別、週別、月別といった時系列での売上推移がわかるようになるだけでなく、商品別、時間帯別、従業員別など、多角的な分析が可能です。

さらに、多くのPOSレジシステムでは、売上データをCSV形式などでダウンロードできる機能も備えています。Excelなどの表計算ソフトやBIツールと連携し、より詳細な分析やレポート作成が可能です。

在庫管理機能

在庫管理機能はPOSレジの強みの一つであり、商品の在庫状況をリアルタイムで把握・管理することが可能です。商品が販売されるたびに在庫数が自動的に更新されるため、常に最新の在庫情報を確認できます。

売れている商品の在庫不足による機会損失や、売上が伸び悩んでいる商品の過剰在庫を抱えるリスクを軽減し、効率的な在庫管理を実現します。さらに、複数店舗を運営する事業主にとっては、すべての店舗の在庫状況を同一のシステム上で一元管理することも可能です。

顧客管理機能

POSレジは集めた顧客データに基づいて、顧客に最適な商品提案やおすすめ情報を提供することができます。例えば、過去の購入履歴から好みの商品ジャンルを把握し、新商品の入荷情報やセール情報をピンポイントで配信するといったことが可能です。

また、顧客の誕生日にはバースデークーポンを発行するなど、特別なイベントに合わせて顧客との繋がりを深めることもできます。

POSレジの使い方【レジ打ち】

POSレジを使ううえで中心となるのが「レジ打ち」です。ここではPOSレジを使ったレジ打ちの流れを紹介します。

商品のバーコードスキャン

まず、バーコードリーダーを商品にかざし、バーコードを読み取ります。POSレジの画面上に商品名や価格などの情報が表示されるため、データ登録を完了します。

POSレジでは基本的にバーコードの読み取りが必須です。そのため、バーコードが付いていない商品を扱う場合は、別の方法で商品情報を登録する必要があります。

バーコードが付いていない商品の手入力

バーコードが付いていない商品は、POSレジに手入力で商品情報を登録する必要があります。事前に登録された商品ボタンを押すか、商品番号を入力することでレジ打ちを行います。

手入力でのレジ打ちは、バーコードスキャンに比べて時間がかかるだけでなく、打ち間違いのリスクも伴います。商品名や価格を誤って入力してしまうと、会計ミスにつながる可能性があるため、注意が必要です。

特に、商品数が多く、商品名や価格が複雑な店舗では、手入力によるミスが発生しやすくなります。手入力を行う際は、焦らず落ち着いて、正確な情報を入力するように心がけましょう。

顧客から受け取った代金の登録

商品をスキャンするとPOSレジの画面に合計金額が表示されるので、顧客から金額を受け取ります。現金決済の場合、顧客から受け取った金額を「預かり金」としてPOSレジに入力します。この際、入力ミスがあるとお釣りの金額が誤ってしまうため、注意が必要です。高額紙幣や硬貨の枚数が多い場合は、慎重に確認しながら入力しましょう。

クレジットカード決済の場合は、POSレジに接続された決済端末にカードを差し込みます。その後、顧客に暗証番号を入力してもらい、決済処理を行います。

近年では、電子マネーやQRコード決済など、多様な決済手段に対応したPOSレジも増えています。それぞれの決済方法に応じた操作手順を事前に確認し、顧客がスムーズに支払いを完了できるようにサポートすることが大切です。

決済の完了

現金決済の場合は、お釣りを丁寧に数え、顧客に手渡します。クレジットカード決済の場合は、カードを顧客に返却し、ご利用明細を手渡します。スマートフォンによる電子マネー支払いも同様です。

これらの手続きに加えて、顧客への感謝の言葉や、ポイントカードの処理なども忘れずに行いましょう。丁寧かつスムーズな対応は、顧客満足度を高め、再来店を促すことにつながります。

POSレジの運用方法【導入まで】

続いて、POSレジの運用方法を説明します。ここでは導入までの流れを紹介しますので、検討段階の方はぜひ参考にしてください。

POSレジの選定

自社の業種や規模、必要な機能、予算などを明確にするだけでなく、店舗の環境に適したPOSレジを選ぶことが大切です。例えば、小規模な店舗であれば、コンパクトでシンプルな操作性のものが適しているでしょう。飲食店であれば、テーブルオーダー機能やキッチン連携機能が必須です。

使いやすさも重要なポイントです。直感的な操作で誰でも簡単に使えるシステムを選ぶことで、スタッフ教育にかかる手間やコストを削減できます。無料体験やデモ版などを活用し、実際に操作してみることをおすすめします。

さらに、導入後のサポート体制も重要な選定基準となります。システムに問題やトラブルが発生した際に、迅速かつ丁寧に対応してくれるベンダーを選ぶことが、円滑な運用につながります。サポート体制が充実しているか、問い合わせ窓口は分かりやすいかなどを事前に確認しておきましょう。

なお、具体的なPOSレジ商品・サービスについて比較したい方は、下記の記事で詳細に解説しておりますのでぜひご覧ください。

POSレジ徹底比較45選！「あなたのお店に合う」POSレジがきっと見つかる！業態別おすすめを解説

設置環境の整備

導入するPOSレジが決まったら、ベンダーと購入契約を交わし、いよいよシステム導入の準備に入ります。ここで重要なのが、設置環境の整備です。POSレジの種類によって必要なスペースや設備が異なるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

例えば、ターミナルタイプのPOSレジを導入する場合は、レジカウンターに十分なスペースがあるか、電源コンセントの位置は適切かなどを確認する必要があります。また、インターネット回線が必要な場合は、安定した通信環境を確保することも重要です。

一方、パソコンタイプのPOSレジであれば、設置場所の自由度が高まります。いずれの場合も、周辺機器の設置場所や配線についても考慮が必要です。レジ業務をスムーズに行えるよう、作業スペースを確保し、動線を整理しておくことが大切です。

POSレジの契約と購入

POSレジ提供会社とのやり取りの中で、サービス内容や費用、サポート体制などに納得できた場合、契約へと進みます。契約方法や手順は提供会社によって異なるため、公式ホームページなどを確認し、疑問点があれば事前に問い合わせるなど、慎重に進めることが大切です。

契約が完了したら、いよいよ店舗へのPOSレジ導入となります。提供会社によっては、初期設定や設置までサポートしてくれる場合もあります。導入後は、現場スタッフの負担を軽減できるよう、操作方法の研修やマニュアル作成など、円滑な運用に向けた取り組みを行いましょう。

POSレジの運用方法【導入後】

POSレジは導入して終わり、となるものではありません。むしろ、運用を続けていくことが重要です。

ここでは導入後の運用方法を紹介します。

POSレジの動作確認

まず、POSレジに搭載されている機能が正常に動作するかを確認します。特に、カスタマイズした機能やオプション機能については、入念にチェックを行いましょう。

次に、各機能を実際に使うまでの流れを把握します。商品登録から決済完了までの一連の操作を行い、異常がないかを確認します。操作中にエラーが発生したり、予期せぬ動作が見られた場合は、すぐにメーカーに問い合わせましょう。

POSレジの動作確認は、導入直後だけでなく、定期的に行うことも重要です。システムに変更があった場合は、改めて動作確認を行い、問題がないことを確認してから本格的な運用を再開しましょう。

商品や在庫数などの情報登録

本格的な運用を開始する前に、商品や在庫数などの情報登録を行う必要があります。具体的には、商品名、価格、在庫数といった基本情報のほか、店舗で取り扱うメニューやサービスなども登録します。

商品点数が多い場合は、CSVファイルなどでの一括登録機能を活用したり、従業員と協力して作業を進めたりするなど、効率的な方法を見つけて取り組みましょう。

周辺機器との接続確認

バーコードスキャナー、キャッシュドロア、レシートプリンターなどの周辺機器を本体に正しく取り付けます。接続が完了したら、各周辺機器がPOSレジ本体と連携しているかどうかを確認しましょう。

例えば、バーコードスキャナーで商品を読み取った際に、レジ画面に商品情報が正しく表示されるか、キャッシュドロアが開閉できるか、レシートプリンターからレシートが印刷されるかなどをチェックします。

連携がうまくいかない場合は、接続の確認や設定の見直しを行いましょう。それでも解決しない場合は、POSレジのマニュアルを参照するか、メーカーに問い合わせてサポートを受けることも大切です。

従業員に対する研修や教育の実施

最後に、POSレジの基本操作から売上管理、在庫管理、顧客管理などの各機能の使い方まで、従業員が理解できるように丁寧に指導します。操作方法だけでなく、トラブル発生時の対応やセキュリティに関する注意点なども共有しましょう。

POSレジの操作マニュアルを作成し、いつでも参照できるようにしておくことも重要です。特に、新しく入社した従業員でもすぐに操作方法を把握できるよう、分かりやすいマニュアルを作成しましょう。

POSレジの使い方は簡単！おすすめのPOSレジ10選

上述したように、POSレジは慣れれば誰でも簡単に使いこなすことができます。ただし、種類によってさまざまな特徴があるため、自社や自店舗に合ったPOSレジを選ぶのがおすすめです。

ここではおすすめのPOSレジをいくつか紹介します。

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POSレジの使い方をマスターして店舗運営を効率化しよう

POSレジは多機能ですが、けっして難しいものではありません。本記事で紹介した使い方を実践すれば、経験が浅い人でもPOSレジを使えるようになるでしょう。

大切なことは、お客様に不満を抱かせないよう、あらかじめ使い方を把握しておくことです。従業員に使い方を指導したり、研修会を開いたりして、トラブルが起きないような体制を構築しましょう。

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